当前位置:首页 > 业务交流 > 详细内容

新时期开展档案数字化建设的思考

发布日期:2017-05-27   
      档案数字化就是利用多媒体、数据库、数据压缩、高速扫描、光盘存储等技术手段,将纸质、声像、缩微胶片等传统介质档案转化为计算机可识别和处理,具有有序结构的数字档案信息资源库的工作。随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一,与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程,给档案工作带来了新的契机,信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流,适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸现出来。面对这种挑战,我们档案工作者应积极应对,我们要不断学习科学知识,逐步掌握信息技术,为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为精神文明建设服务。
       一、档案数字化和信息化建设已经列入全国档案事业发展“十五”计划。为此,我们必须充分认识到档案数字化建设的紧迫性。
1、档案数字化,可改善档案管理工作。只有实现档案的数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案保管和利用职能向信息采集管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管   理、为社会提供高效、优质的服务。
2、形式发展的需求。21世纪是信息化的时代,档案数字化建设的位置已十分突出。数字档案馆是数字化建设的重要组成部分:其一,档案馆是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。平桥区档案馆馆藏档案资料有126个全宗6.3万卷,是最有实用价值的信息资源。其二、档案载体的更新换代迫切要求档案数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到纸质,发展了几千年,记录了中华文明史和世界文明史。近年来,档案载体逐渐并迅速被磁盘、磁带、光盘所取代,电子档案的出现给档案工作提出了一个亟待解决的问题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的途径只有一个,那就是档案馆的数字化。目前,档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应,仍停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,使得绝大部分电子档案无法收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈要求。当今,人们的时间意识越来越强,领导做出重大决策需要迅速,准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加。例如:一些外商投资者,他们要了解我们的整体情况,才敢于投资。要了解我们的整体情况只有档案馆才是最新、最直接、最方便的一个场所。特别是我们建立现行文件查阅中心后,对各界人士及外商投资查阅信息更为方便。这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化,多功能的服务措施,使馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案数字化建设的内容。
1、推进档案数字化,必须提高档案标准化,规范化水平。目前,档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。这就要求我们在馆藏档案文献数字化建设的过程中必须遵守国内和国际通用的网络传输协议或格式、数据加工标准和档案文献分类索引、著录规则等标准的原则和要求,以确保数字化档案信息产品的通用性和标准化,符合网上传输与档案信息资源共享的要求。这样建成的档案信息数据库才能适应各种通用的软硬件要求,方便远程利用者对各种档案信息的利用。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体性、科学性、可行性。整体性即:实体馆藏必须根据数字档案馆建设要求制定的统一标准和规范,以及档案信息资源共建共享的计划来进行自身馆藏档案信息的数字化,并和其他实体档案馆相互协作,从而确定各自馆藏档案资源数字化的范围。通过实体馆际的协作发展,形成一个互为补充、互为利用、互为推动的地区性或全国档案信息资源体系,并提供网络档案信息服务,从而充分发挥数字档案馆的作用。科学性即:从实际出发,对馆藏档案进行筛选,确定数字的范围,分清轻重缓急,分阶段、分层次、分步骤进行。优先对具有馆藏特色和地方的档案,馆藏珍本、孤本,用户急需的利用率高的档案进行数字化。可行性即:必须根据数字档案馆建设需要,人才物投入量力而行。着重分析拟建数据库所拥有的或预期拥有档案信息、资源丰富的程度,开发周期,档案信息,数字化加工设备、技术水平与能力,档案信息数字化经费保障力等。在档案信息专题或全文数据库开发上要避开开发周期长,数据规模过大,数据采集难度大,数据更新速度慢等弊端,以确保档案信息建设的进程与质量。、
3、有重点地抓好数据库建设
开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高,由单个到群体的循环渐进过程。建设数据库最主要的是:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤。
1、建立档案数据库,第一步,输入文件级目录。从1992年开始,我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库,截止目前,已输入文件级目录、案卷级目录2万多条,在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保档案数据库的真实性,完整性和有效性。第二步,利用扫描仪,数码相机等设备,实现原文件信息数字化,有些档案已破损,且利用率较高,只有实行数字化,才能确保原件的永久保存。从实践看,档案数据库的建立大大提高了工作效率。
2、建立档案馆网站,并与政务网,公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅,政策法规查阅,举办网上展览,展示本区两个文明建设成果;建立网上现行文件查阅中心,提供全文查询,逐步实现政务公开,营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。
3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录,现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容,电子文件载体和电子文件显示,修改和电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因,各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同,这给集成到档案数据库造成困难。对此,我们要高度重视,采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式,对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称,类型,长度作出规定,规范软件和数据格式,确保数据库的准确性和有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位。工作中我们力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展。
 
 


  打印