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数字化是档案管理工作的必由之路

发布日期:2017-05-27   
       随着科学技术的发展,全球信息化时代的全面到来,传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。与发达国家相比,我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。为此,国家档案局明确提出,“十五”期间,我国档案管理将“跑步前进”,数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。
       一、档案数字化是信息时代的必然要求
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而可以及时利用,实现资源共享。
  (一)办公自动化要求企业档案管理数字化
“九五”期间,企业信息化建设始终保持以应用为导向,以数据为基础,以网络建设为中心,积极吸引新技术,完善各种应用系统并向网络化发展,无纸化办公已成普及之势。正是由于计算机的广泛使用,因而形成了大量的数字档案信息,同时也为档案的数字化管理提供了可能。
  (二)档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性
1.提高经济效益
社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛眉,过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段,致使企业成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2.提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档,井尽快提供利用。以人事档案管理为例,由于企业的管理对象繁多,且具有很强的流动性,如职工人厂、退休、调动等,要想准确统计、动态了解这些情况,按以往传统管理方法,必须“归档”后才能查知,而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。
二、实现档案数字化管理的主要障碍
由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物,并且在目前我国生产力水平不高,科学技术相对落后的条件下,数字化档案管理还存在着这样和那样的问题,主要有四个方面的障碍。
(一)电子文件与纸质文件的“双套制”保存,造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中,各部门在网上传递、承办文件,提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面,造成人力、物力、财力的浪费,势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
(二)办公自动化系统与档案管理系统不兼容,各自为政,给电子文件归档达成困难。据了解,目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统,这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件,而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同,不同软件环境下形成的数据难以转换,无法进行电子文件归档,因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
(三)电子文件的不安全因素,影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点,但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
(四)数字化档案的利用率不高,给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时,但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓,人们仍延续传统观念和管理模式,对文档的借阅和检索都由人工来完成,计算机在整个过程中的应用仅限干文字录人、编辑和打印,成厂名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的档案,而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库,不仅消耗了人力物力,而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
如果进一步剖析企业档案管理数字化障碍的根源,便会后楚地看到主要表现在以下几个问题上:一是缺乏信息化网络平台,没有形成标准统一的数据库系统和信息共享机制;二是各系统(人事、财务、业务)条块分割,信息资源共享水平不高,电子管理意识薄弱;三是电子文件的管理不规范、制度不健全,安全性上存在隐患。
三、实施档案数字化管理需要注重把握的环节
针对企业档案管理数字化进程中存在的障碍和问题,必须研究对策,加以解决,否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化,电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失。因此,在实施档案数字化管理过程中,必须注意把握好以下几个环节:
(一)建设系统工程,实现信息共享。档案电子化建设是一项系统工程,包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等,一套硬件加软件的系统。由于各企业日常工作每天都要产生大量的文字档案,需要进行录人、保管,因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时,为了提高利用率,还应设置适当的档案查询系统,通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外,还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等,从而从机制上提高企业信息共享能力。
(二)建立横向通道,衔接办公系统。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题,笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能,实现与现有的财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题,建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道,即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展以及数字档案特点,制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度:文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等,从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中,尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料,有的可以完全公开,有的则需要保密,特别是档案数字化之后,安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关,提高电子文件载体的保存寿命,为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理,确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面,就是要通过采用多级权限和密码管理,多层结构,加密通讯、防火墙等各种安全控制方法,有效地保证系统的保密性,使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
(三)建设专职队伍,提高管理水平。随着当今世界信息且爆炸式地增长,档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力,对一些专业性强的档案要做到精确把握;另一方面,要根据利用者要求提供大且的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任,因此有关部门应加大档案人员的培训力度,学习电子文件管理知识,提高电子文件管理意识,尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作,努力提高电子文件管理水平。
今后,随着计算机网络进一步的发展,信息高速公路进一步拓宽,数字化档案管理将成为档案管理现代化的必由之路。也许再过5—10年,我们已不需建立高大的档案室,几十年甚至上百年的馆藏都压缩到几张小小的光盘里。这并不是幻想,而是即将实现的蓝图。


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