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检察档案信息化建设之我见

发布日期:2017-04-14   
     随着“科技强检”工作策略的落实,检察工作信息化进程正在稳步推进,计算机的应用已渗透到检察机关档案工作的各个环节,有效地促进了检察档案管理水平的提高。当前各级检察院都在进行信息化的建设,随着信息化应用的逐步深入,应用系统之间相互割裂、数据无法关联查询的矛盾逐渐凸显出来,形成了事实上的信息孤岛。档案管理上存在的问题主要表现为:一是以往很多案卷都是纸质保存,在工作中经常需要调卷翻阅容易毁损;二是档案信息化管理仅仅局限于条目管理,尚未涉及全文管理;三是档案资源利用效率低,在工作中查找档案相当困难,无法为检察业务工作的开展提供有效的辅助决策作用。
  针对检察档案工作发展的现状,结合传统检察档案管理模式存在的不足,笔者认为应秉持“以信息化促进规范化”的精神,结合基层检察院实际情况,从以下几个方面开展检察档案管理的信息化建设。
  1、以检察档案信息化管理系统为平台,加大检察档案信息资源整合力度。积极引进档案信息数字化系统相关软件,对历史纸质档案进行数字化整合,完成历史档案的数字化扫描工作以及档案条目的输录工作,有效发挥历史档案的利用价值;同时积极建设网络版的档案管理软件,改变原先仅仅是档案室立卷的方式,实现部门立卷的档案管理模式,提高档案信息资源收集的效率,做到每个案件办理完毕,即时归档;加强对各类档案资源的系统化整合,实现各类档案信息资源的全面管理与利用,档案类型覆盖诉讼档案、文书档案、基建档案、财务档案、照片档案、音视频档案等。
  2、以规范化为目标,加强检察档案信息化制度建设。根据网上档案归档、借阅程序和要求,加强检察档案信息化制度建设。由于档案自身的保密性,特别是检察工作的特殊性,在一定程度上限制了档案信息资源的共享,因此,在实行检察档案信息化管理中,要处理好保管与利用、保密与开放的关系,坚持内外有别,防止泄密事件的发生。考虑到档案信息数字化后,在利用时,所涉及的有关保密的问题,必须设置查阅权限、出台档案保密等相关制度,进一步明确岗位责任和操作规程,加强档案工作的有序运作,规范管理。
  3、以教育培训为抓手,强化各级检察员的档案知识。推动检察档案管理的信息化建设,必须以教育培训为抓手,促进档案工作人员业务知识的更新,强化各级检察员的档案意识。基层检察院应大力开展档案管理人员教育培训工作,积极组织专职档案管理人员参加计算机技术、网络技术等现代信息技术的培训,更新知识体系,使他们能较快地掌握档案信息化的基础知识和基本技能;同时,结合工作实际,组织兼职档案管理人员进行档案工作学习,从而有效地提高全体档案工作人员的理论素养、知识水平和业务能力,为实现检察档案的信息化管理奠定基础。此外,还应开展档案知识普及教育,宣传档案知识、工作要求,增加全体检察人员对档案、归档的自觉性和责任心,使全体人员树立起“档案服务办案”的理念,真正提高档案资源的利用率。


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